保证数据安全需要做哪些事？哪些文件需要加密？怎么加密？

【编者按：生活中我们总会面对各种各样的数据，对于那些需要保密的数据我们会选择各类的加密方法。那么对于使用办公软件制作的文稿、表格、演示文稿和数据库我们如何加密呢？】

在日常工作中，我们经常用一些办公软件（Microsoft Office和WPS Office）来制作一些文稿、表格、演示文稿和数据库等，出于保密的需要，我们通常要对这些文件进行加密。

一、加密Microsoft Office文件

1、加密Word、Excel、PowerPoint文件

加密这三种类型的文件，方法相似，可以通过下面两种途径不定期实现。

途径一：选项设置。在上述应用软件的窗口（如Word2002）中，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“安全性”标签下（如图1），设置好“打开权限密码”和“修改权限密码”后，确定退出，然后保存当前文档即可。

图2

途径二：保存加密。在对上述文档（如“演示文稿”）进行“保存”或“另存为”操作时，打开“另存为”对话框，按工具栏上的“工具”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“安全选项”，打开“安全选项”对话框（如图2），设置好“打开权限密码”和“修改权限密码”后，确定退出，然后再保存文档即可。

图2

[特别提醒]①根据你保密的具体情况“打开权限密码”和“修改权限密码”可以只设置其中一个，也可以设置全部设置（两种密码可以相同，也可以不相同）。②对于PowerPoint，只有2002及以后的版本中才增加了加密功能。③在用途径二加密文件时，在Word中，选择的是“安全措施选项”，在Excel中，选择的是“常规选项”。

2、加密Access数据库文件

启动Access2002，执行“文件打开”命令，打开“打开”对话框，选中需要加密的数据库文件，然后按右下角“打开”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中（参见图3），选择“以独占方式打开”选项，打开相应的数据库文件。

图3

执行“工具→安全→设置数据库密码”命令，打开“密码”对话框（如图4），设置好密码后，确定返回，即可对打开的数据库文件进行加密。

图4

二、加密WPS Office文件

加密用WPS Office中金山文字、金山表格、金山演示组件制作的文件，其方法是完全一样的，操作起来也非常简单。

在相应的组件（如“金山表格2002”）窗口中，执行“文件文档加密密码”命令，打开“密码”对话框（如图5），确定返回后，再保存（或另存）当前文件就行了。

图5